#3 Excel効率術…具体的にどのように効率化していくの?

こんにちは。健太郎です!

初回(#1)のブログではExcelの作業時間を短縮、
作業間違いを減らすことができる
Excel効率術の概要を

そして、前回(#2)は効率術を取得したことで
得られるメリット(仕事が早く片付く、
仕事に前向きになれる、株が上がる、
ストレス軽減)について紹介しました!

#3では具体的にどのような方法でExcel作業を
効率化していくか紹介していきます!

それでは早速、紹介していきます!!
当ブログで紹介する効率化の手段は
大きく分けて以下の3通り!

①ショートカットキーの
 使用
Excelの便利な機能を
 活用
③マクロ化(自動化)

それでは、3つの方法を具体的に
紹介していきますね!

①ショートカットキーの
 使用

ショートカットキーとはマウスや
トラックパッドを使わずに、キーボード上の
キーの組み合わせで操作ができる
機能のことです。

※有名なショートカットキーだと、
[Ctrl]キーと[C]キーの同時押しで
コピーができる、

コピーしたものを
[Ctrl]と[V]キー同時押しで
別のところに貼り付けができると
いったものではないでしょうか。

このショートカットキーを活用すれば
作業が効率的になります!!
理由を説明していきます。

Excelで作業する際のことを
思い出してみてほしいのですが、
文字を入力する際はキーボードを操作。

そして、文字の大きさ変更・図の挿入などを
行う際は、Excel画面の上にある各機能の
アイコンなどをクリックするために
マウスを操作するかと思います。

ただ、キーボードを操作して、
次にマウスを操作して、
またキーボードを触るって
正直面倒くさくないですか...?

(なにより、手が疲れたりしませんか…(*_*;?)

ですが、ショートカットキーを使えば
キーボード上のキーのみの操作で
作業ができます!

常にキーボード上に
手が置いてある状態のため、
マウス⇔キーボードと操作を
いちいち切り替える必要がありません!!

少しの作業であればマウスを使うときと
大差はそこまでありません...

しかし、作業量が多いときに
ショートカットキーを使いこなせば
大きく作業時間を短縮できます!!

Excelの便利な機能を
 活用
Excelには便利な機能が多くあります。

代表例を挙げるとしたら、
"関数"ではないでしょうか!

※SUM関数を使えば、選択したセルの範囲内の
 値または指定した値の合計を
 出してくれますよね!

 また、AVERAGE関数を使えば選択した
 セルの範囲内のまたは指定した値の平均値を
 自動で求めてくれます。

関数は自動計算だけでなく、
事務作業で使うと
作業を楽にしてくれるものが
いくつもあります。

また、関数以外にもExcelには、知っていると
皆さんの事務作業を効率化してくれる
機能が備わっています!(^^)!

知っていると知らないとで
仕事スピード、正確さに差が出てくる機能も
当ブログで紹介していきます!!

③マクロ化(自動化)
マクロとは『操作を自動化するための機能』
のことです。

自動化…人間がしてきた手作業を機械や
ソフトウェアに行ってもらうこと。

マクロを使えば手作業だと
面倒くさいと感じるルーティンの
Excel作業を私たちは何もせず、
Excelが自動で片付けてくれます笑

             

                                      

ただマクロを使うためには
VBA(ブイビーエー)といった
プログラミング言語でプログラミングを
していく必要があります!


「難しそう…」と感じるかもしれませんが、
当サイトではマクロ化する手段を
わかりやすくレクチャしていきます!

かつ、皆さんが職場で使うだろうと思われる
汎用性の高いものをピックアップして
紹介していこうと思いますので
心配不要です!

以上3つが当ブログで扱う効率化の方法です。

 ①~③のどれかを使う、あるいは
組み合わせて使うことで
Excel作業は早くかつ、正確に
片付くようになります!!

まずはキーの組合せさえわかれば
すぐに作業の時短ができる
ショートカットキーの活用について
次の記事から紹介していきます!

一旦、今日はここまでとします。
今回も最後まで読んでいただき
本当にありがとうございました。

#2 Excel効率術を取得するメリットって何?

こんにちは !(^^)!
健太郎です。

前回(#1)のブログではExcelの作業時間を短縮
そして作業間違いを減らすことができちゃう
Excel効率術の概要を取り上げました。

今回のブログ(#2)ではExcel効率術を取得した
皆さんが得られるメリットに関して
取り上げていきたいと思います!!

効率術を取得することは下記のような
メリットがあります!
①仕事が早く片付く
②仕事に対して
 前向きになれる
③株が上がる
④ストレス軽減

①~④を詳しく紹介していきますね!

①仕事が早く片付く

先ほど紹介したように効率術を
取得することで
"作業時間の短縮"と"作業間違いを減らす"
ことができます!

そのため、今よりも早く仕事を
片付けることができます。

任せられたExcel作業が
今まで通りの時間で終わるか

それとも、作業間違いが減り、今より早い
時間で終わるかどちらのほうが
良いでしょうか?

もちろん後者ですね!?

これを機にExcel作業によって発生する
残業からは卒業しましょう!!

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②仕事に対して
 前向きになれる

仕事がいつもより早く終わると嬉しさ、
充実感、達成感を得たことがあるという人は
多いと思います。

そういった感情を体験すると仕事に対する
モチベーションも自然と上がります⤴

モチベーションが上がれば
「仕事するぞ~」といったように
仕事に対して前向きに取り組めたりします。

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③株が上がる

仕事を効率的に終わらせることで会社の人に
仕事ができると思ってもらえます!!
そうすると皆さんは後輩から憧れられる
存在になり、同僚とも差をつけれます!

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そして、あなたの活躍も上司の目に留まり、
新しい仕事を任せてもらえます。

新しい仕事で結果を出せれば
皆さんの評価も上がります!
そうなれば昇給、昇進もあり得るでしょう!!

④ストレス軽減

作業中に何かしらの間違いが発生すると
その作業をストップして、間違いの原因を
考える、間違い箇所を探すなどで
PCと睨めっこする時間が発生するかと思います。

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これらは頭や目の疲れ、そして本来であれば
必要のないことに時間を
費やしてしまっているため
イライラの原因にもなり得るでしょう。

 

しかし、Excel作業を自動化させ、
手作業が減れば(もしくは、ゼロになれば)
その分、自ずと間違いは減ります。

間違いが減れば作業のやり直しは減るので
作業時間も短縮でき、 仕事で生じる疲労
ストレスは今よりも減ります!

 

どうでしょう?
良いこと尽くしじゃないでしょうか?

Excel作業をスピーディーかつ
正確に終わらせてくれる効率術を使うことで
人生もプラスの方向進みます。

勿論、皆さんの業務内容により
当ブログで紹介するテクニックの要否は
変わってくると思います。

当ブログでは多くの方が職場で使えそうだなと
思ったテクニックをピックアップして、
それらを中心に紹介していきます。

僕はこのブログを読んでくださった
あなたの今抱えているExcel作業の負担を
減らすお手伝いができればと思っています!

皆さんに有益な情報をお伝えして
いきますので、皆さんはこのブログを読んで
得たテクニックや裏技を実際に試してほしいです!

そして使えそうであればどんどんと仕事に
活かしていただきたいです。(^^)

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最後に今回書いた記事の内容を
簡単にまとめて
終わりにしたいと思います。

 

~まとめ~

Excel効率術を取得することは
あなたにとって良いこと尽くし!!

 

ブログは随時更新していきます!!
なので、また別の記事も読んでいただけると
嬉しいです。


最後まで読んでいただき本当に
ありがとうございました!👋

 

#1 Excel作業の負担が減る"Excel効率術"って何だ!?

はじめまして。
健太郎(社会人/職業:SE)です。

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当ブログでは"Excel効率術"をテーマに
掲げ、読者の皆さんにWindows
Microsoft Excel(以下、Excel)の
作業をする際に役立つ
テクニック・裏技を紹介していきます!!

 

デスクワークをされている方なら
Excelを使い、お仕事する機会が
多いのかなと思います。

 

私も仕事でExcelを使いますが
入社したての頃は効率化など考えず
与えられた仕事を
ただしているだけでした。

 

しかし、仕事をしていくうちに連れ、
インターネットや先輩社員の方々から
作業時間を短縮できるなどの
効率テクニックを学び、それらを
活用したことで仕事が早くミスなく
片付くようになりました。
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なので今度は僕が皆さんに取得した
テクニックを教える番となり、皆さんの
日々の業務に役立ててほしいなぁと思い
ブログを書く決意をしました!

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今任せられているそのExcel作業を
「少しでも早く終わらせたい!」
「楽に終わらせたいなぁ~」と思っている
社会人の方は当ブログ必読です!!

 

私が紹介するExcel効率術を
活用することで下記の2つが
実現できます。

①作業時間短縮

いきなりですが今から下記を
想像してみてください!

 

1ファイルに1人分の何かしらのデータ
(経費、1か月分の新規契約件数など)が
入力されていて、そのファイルが
何人か分あり、最終的には全員分の
データを1つの別ファイルにまとめると
いった作業を上司から依頼されました。

 

もし、2~3人分のデータ
(ファイル数が2~3つ)であれば、
各ファイルを開き、ファイル内の
データをコピーして、それを
別ファイルへと貼り付けるを
2~3回繰り返せば問題ないですが、
ファイルが100個(データ100人分)の
場合はどうでしょうか...?


同じ作業を100回繰り返す必要が
ありますよね・・・(涙)

作業自体はコピペを繰り返していけば
問題ないですが、
正直、しんどいですよね…

 

何より作業をするのにもかなりの気力が
いるのではないのでしょうか…
(僕はコピペ100回を繰り返すといった
 作業はしたくないです、、、)

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全集中で取り組んだとしても
かなりの時間を要します。
そもそもこのような作業に時間を
掛けたくないですよね?

ですが、効率術を取得していれば
上記のような作業は早く片付きます!

②間違いを減らせる

いくら作業時間が短縮できたからといって
成果物に間違いがあれば
何の意味もありませんよね…(´・ω・`)

人がすることなので気付かぬうちに
間違いをしてしまっているということも
十分ありえます。

 

それでは、ミスをなくすためには
どうしたらいいでしょうか?

 

ミスをなくすためにすることそれは、、、
手作業を減らす
(もっと言えば、ゼロにする)こと
ではないでしょうか!!
言わば作業を自動化させることです。
※自動化…人間がしてきた手作業を機械や
                 ソフトウェアに行ってもらうこと。
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要するに今まで手作業でしていた
データ入力やグラフ作成などの作業を
Excelに全て
任せちゃうということです。笑

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「そんなことできるの!?」と
思う方もいらっしゃるのかなと
思いますが、
自動化、実現できます!!
自動化の方法も随時更新していくブログに
書いていきます!(お楽しみに!!)

 

そんなExcel作業をスピーディーかつ
正確に終わらせてくれるExcel効率術ですが、
使うことであなたの人生もプラス方向に
進んだりします。

 

Excel効率術を使用することで人生が
プラス方向に進むその理由は、、、

 

次回のブログで説明しようと思います!!

(すみません、伝えたいことが今回の
 #1の記事だけに書ききれなかったので...)

 

僕は偶然にもこのブログを
見つけてくださったあなたが
今抱えているExcel作業の負担を
減らすお手伝いができればと思っています
!(^^)!

 

5分程度で読めますので次のブログも
ぜひ読んでほしいです!

 

途中となりすみませんが、今回はここで
終わりとします。
最後まで読んでいただき本当に
ありがとうございました!👋