#3 Excel効率術…具体的にどのように効率化していくの?
こんにちは。健太郎です!
初回(#1)のブログではExcelの作業時間を短縮、
作業間違いを減らすことができる
Excel効率術の概要を
そして、前回(#2)は効率術を取得したことで
得られるメリット(仕事が早く片付く、
仕事に前向きになれる、株が上がる、
ストレス軽減)について紹介しました!
#3では具体的にどのような方法でExcel作業を
効率化していくか紹介していきます!
それでは早速、紹介していきます!!
当ブログで紹介する効率化の手段は
大きく分けて以下の3通り!
①ショートカットキーの
使用
②Excelの便利な機能を
活用
③マクロ化(自動化)
それでは、3つの方法を具体的に
紹介していきますね!
①ショートカットキーの
使用
ショートカットキーとはマウスや
トラックパッドを使わずに、キーボード上の
キーの組み合わせで操作ができる
機能のことです。
※有名なショートカットキーだと、
[Ctrl]キーと[C]キーの同時押しで
コピーができる、
コピーしたものを
[Ctrl]と[V]キー同時押しで
別のところに貼り付けができると
いったものではないでしょうか。
このショートカットキーを活用すれば
作業が効率的になります!!
理由を説明していきます。
Excelで作業する際のことを
思い出してみてほしいのですが、
文字を入力する際はキーボードを操作。
そして、文字の大きさ変更・図の挿入などを
行う際は、Excel画面の上にある各機能の
アイコンなどをクリックするために
マウスを操作するかと思います。
ただ、キーボードを操作して、
次にマウスを操作して、
またキーボードを触るって
正直面倒くさくないですか...?
(なにより、手が疲れたりしませんか…(*_*;?)
ですが、ショートカットキーを使えば
キーボード上のキーのみの操作で
作業ができます!
常にキーボード上に
手が置いてある状態のため、
マウス⇔キーボードと操作を
いちいち切り替える必要がありません!!
少しの作業であればマウスを使うときと
大差はそこまでありません...
しかし、作業量が多いときに
ショートカットキーを使いこなせば
大きく作業時間を短縮できます!!
②Excelの便利な機能を
活用
Excelには便利な機能が多くあります。
代表例を挙げるとしたら、
"関数"ではないでしょうか!
※SUM関数を使えば、選択したセルの範囲内の
値または指定した値の合計を
出してくれますよね!
また、AVERAGE関数を使えば選択した
セルの範囲内のまたは指定した値の平均値を
自動で求めてくれます。
関数は自動計算だけでなく、
事務作業で使うと
作業を楽にしてくれるものが
いくつもあります。
また、関数以外にもExcelには、知っていると
皆さんの事務作業を効率化してくれる
機能が備わっています!(^^)!
知っていると知らないとで
仕事スピード、正確さに差が出てくる機能も
当ブログで紹介していきます!!
③マクロ化(自動化)
マクロとは『操作を自動化するための機能』
のことです。
自動化…人間がしてきた手作業を機械や
ソフトウェアに行ってもらうこと。
マクロを使えば手作業だと
面倒くさいと感じるルーティンの
Excel作業を私たちは何もせず、
Excelが自動で片付けてくれます笑
ただマクロを使うためには
VBA(ブイビーエー)といった
プログラミング言語でプログラミングを
していく必要があります!
「難しそう…」と感じるかもしれませんが、
当サイトではマクロ化する手段を
わかりやすくレクチャしていきます!
かつ、皆さんが職場で使うだろうと思われる
汎用性の高いものをピックアップして
紹介していこうと思いますので
心配不要です!
以上3つが当ブログで扱う効率化の方法です。
①~③のどれかを使う、あるいは
組み合わせて使うことで
Excel作業は早くかつ、正確に
片付くようになります!!
まずはキーの組合せさえわかれば
すぐに作業の時短ができる
ショートカットキーの活用について
次の記事から紹介していきます!
一旦、今日はここまでとします。
今回も最後まで読んでいただき
本当にありがとうございました。